Lorsque la gestion documentaire est facteur de réduction de coûts et d'optimisation de ressources ...
Un établissement bancaire souhaite numériser ses 65 000 dossiers de prêts de clients actifs. Il s'équipe d'un logiciel de Geide et recherche un prestataire pour gérer son fonds physique d'archives. Les dossiers de prêts ont en moyenne 50 documents chacun; d'où un volume total de 3 250 000 documents à numériser et archiver.
Solution envisagée:
Confier la numérisation et la conservation du fonds d'archives actuel et futur à deux prestataires respectifs.
Inconvénients:
- Temps de traitement long
- Coût de l'intervention lourd
Problèmes associés: comment implémenter de nouveaux documents dans un dossier archivé en externe?
La proposition et la réalisation d'Archibald European Archives
Archibald European Archives intègre le fonds d'archives dans ses locaux sécurisés après s'être appropriée la culture documentaire de son Client Partenaire.
Ces dossiers historiques seront, pour besoins de consultations ponctuelles, numérisés au fil de l'eau et indexés dés leur demande dans le logiciel de Geide par Archibald European Archives pour visualisation immédiate du demandeur.
Les dossiers des nouveaux emprunteurs sont adressés à Archibald European Archives qui les numérise dés réception au quotidien, les rendant ainsi immédiatement disponibles sur le logiciel d'archivage électronique (Geide).
Les documents complémentaires des emprunteurs sont implémentés dans les dossiers existants par Archibald European Archives.
Bénéfices
- Gain de temps sur la mise en place du projet.
- Réduction significative des investissements au regard d'une numérisation globale du fonds d'archive.
- Partage optimisé de l'information.
- Mise en place concrète et efficace du "zéro papier" dans l'entreprise.
Siège social : Les Hauts de Montaboulet - F-81470 MAURENS SCOPONT | Centre logistique : ZA Les Rieux - F-81700 BLAN
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