Lorsque la gestion documentaire est facteur de réduction de coûts et d'optimisation de ressources ...
Un groupe industriel souhaite dématérialiser ses factures fournisseurs pour un traitement numérique et un archivage externalisé. Certaines factures sont reçues électroniquement, d'autres au format papier.
Le circuit de validation effectué par le service comptable est de 18 jours en moyenne.
La proposition et la réalisation d'Archibald European Archives
Archibald European Archives réceptionne directement les factures fournisseurs, les numérise et transmet les factures numériques au quotidien pour une intégration simultanée sur le logiciel de workflow du Client Partenaire.
Les agents du service comptable valident les factures informatisées sous 48 heures puis les intègrent en comptabilité. Les factures papier sont inventoriées et archivées au premier jour.
Bénéfices
- Gain de temps et de productivité sur la validation des factures / optimisation de ressources.
- Pas de risque de perte physique de documents.
- Doubles règlements supprimés (une facture sur 1000 était réglée 2 fois...).
- Mise en place concrète et efficace d'une logique tendant au "zéro papier" dans l'entreprise, libérant 18% des espaces qui étaient une exploitation improductive.
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